SISTEM INFORMASI
NAMA : LILIS JUMIATI
KELAS : 1KA15
NPM : 14110025
PENDAHULUAN
Informasi merupakan salah satu sumber daya utama bagi para manajer. Seperti sumber daya yang lain maka informasi juga dapat dikelola. Di era informasi seperti saat ini maka pengelolaan informasi sudah selayaknya menggunakan alat bantu elektronik, dalam hal ini adalah komputer. Terkait dengan informasi adalah sistem informasi, dan saat ini hampir semua sistem informasi merupakan sistem informasi berbasis komputer.
Sistem informasi berbasis komputer atau lebih dikenal dengan CBIS (Computer Based Information Sistem) meliputi :
1. Sistem Informasi Akuntansi (SIA)
2. Sistem Informasi Manajemen (SIM)
3. Otomatisasi Perkantoran
4. Sistem Pendukung Keputusan (SPK)
5. Sistem Pakar
Munculnya SIA diawali dengan pemanfaatan komputer sebagai alat bantu untuk mengelola transaksi keuangan berbasis akuntansi. Kemudian pemanfaatan komputer meningkat tidak hanya digunakan untuk pengolahan data akuntansi tetapi digunakan untuk mengolah datadata yang menghasilkan output (laporan-laporan) bagi pimpinan/manajer di berbagai level manajemen, hal inilah yang nantinya berkembang menjadi SIM. Sistem Pendukung Keputusan (SPK) merupakan sistem informasi dimana output dari sistem informasi tersebut berupa alternatif-alternatif solusi dari suatu permasalahan yang digunakan oleh para pemimpin/manajer untuk membantu dalam pengambilan keputusan. CBIS selanjutnya adalah sistem pakar, merupakan sistem cerdas karena dari sistem pakar ini sistem dapat menghasilkan suatu keputusan. Tidak terlepas dari semua sistem informasi yang ada, maka otomatisasi perkantoran juga termasuk didalam CBIS. Pemanfaatan piranti-piranti elektronik terutama yang terkait dengan komputer diharapkan dapat meningkatkan kinerja di perkantoran; misalnya saja pengiriman undangan, laporan-laporan, atau notulen suatu rapat via email; presensi berbasis elektronik; rapat melalui tele conference..
Keberhasilan system informasi yang diukur berdasarkan maksud pembuatannya tentu bergantung pada 3 faktor utama, yaitu :
a. Keserasian dan mutu data
b. Pengorganisasian data
c. Tata cara penggunaannya (Cook, 1977)
Setiap system informasi menyajikan 3 gatra pokok, yaitu :
a. Pengumpulan dan pemasukan data
b. Penyimpanan dan pengambilan kembali (retrieval) data
c. Penerapan data
1.SISTEM
PENGERTIAN SISTEM
1. LUDWIG VON BARTALANFY.
Sistem merupakan seperangkat unsur yang saling terikat dalam suatu antar relasi diantara unsur-unsur tersebut dengan lingkungan.
2. WANATOL RAPOROT.
Sistem adalah suatu kumpulan kesatuan dan perangkat hubungan satu sama lain.
3. L. ACKOF.
Sistem adalah setiap kesatuan secara konseptual atau fisik yang terdiri dari bagian-bagian dalam keadaan saling tergantung satu sama lainnya.
Syarat -syarat sistem :
1. Sistem harus dibentuk untuk menyelesaikan tujuan.
2. Elemen sistem harus mempunyai rencana yang ditetapkan.
3. Adanya hubungan diantara elemen sistem.
4. Unsur dasar dari proses (arus informasi, energi dan material) lebih
penting drpd elemen sistem.
5.Tujuan organisasi lebih penting dari pada tujuan elemen.
Secara garis besar, sistem dapat dibagi 2 :
a. SISTEM FISIK ( PHYSICAL SYSTEM ):
Kumpulan elemen-elemen/ unsur-unsur yang saling berinteraksi satu sama lain secara fisik serta dapat diidentifikasikan secara nyata tujuan-tujuannya.
Contoh :
- Sistem transportasi, elemen : petugas, mesin, organisasi yang menjalankan transportasi .
- Sistem Komputer, elemen : peralatan yang berfungsi bersama-sama untuk menjalankan pengolahan data.
b. SISTEM ABSTRAK ( ABSTRACT SYSTEM):
Sistem yang dibentuk akibat terselenggaranya ketergantungan ide, dan tidak dapat diidentifikasikan secara nyata, tetapi dapat diuraikan elemenelemennya.
Contoh : Sistem Teologi, hubungan antara manusia dengan Tuhan.
KARAKTERISTIK SISTEM
a. Organisasi
Mencakup struktur dan fungsi organisasi
Contoh : - struktur
- Fungsi
Organisasi tidak akan berjalan tanpa adanya fungsi dari setiap bagian maupun sub bagian.
Contoh :
- Fungsi direktur utama
Bertanggung jawab penuh terhadap mati atau hidupnya perusahaan yang dipimpinnya.
- Fungsi departemen marketing
Bertanggung jawab penuh atas kelancaran pembuatan produk dengan jalan mencari langganan pembeli.
- Fungsi departemen keuangan dan administrasi
Bertanggung jawab atas kelancaran pengeluaran keuangan perusahaan.
b. Interaksi
Saling keterhubungan antara bagian yang satu dengan lainnya.
Contoh :
SA dengan bagian P dengan bagian DE dan sebaliknya.
SA : Sistem Analis, P :Programmer, DE : Data entry.
c. Interdependensi
Bagian yang satu mempunyai ketergantungan dengan bagian yang lainnya.
Contoh :
Bagian marketing saling bergantung dengan bagian produksi dan bagian keuangan dan administrasi dalam hal penagihan pada customer.
d. Integrasi
Suatu keterpaduan antara subsistem-subsistem untuk mencapai tujuan.
Contoh :
Bagian marketing mendapat pesanan 100 buah mobil tapi hanya mampu menyediakan 50 unit. Untuk menangani masalah ini diadakan kerjasama dengan perusahaan lain yang bergerak dalam bidang yang sama.
e. Main objection ( tujuan utama )
Pemusatan tujuan yang sama dari masing-masing subsistem.
Contoh : suatu perusahaan memerlukan pemusatan tujuan.
KLASIFIKASI SISTEM
A. DETERMINISTIK SISTEM.
Sistem dimana operasi-operasi (input/output) yang terjadi didalamnya dapat ditentukan atau diketahui dengan pasti.
Contoh :
- Program komputer melaksanakan secara tepat sesuai dengan rangkaian instruksinya.
- Sistem penggajian.
B. PROBABILISTIK SISTEM
Sistem yang input dan prosesnya dapat didefinisikan, tetapi output yang dihasilkan tidak dapat ditentukan dengan pasti; (Selalu ada sedikit kesalahan/penyimpangan terhadap ramalan jalannya sistem).
Contoh :
- Sistem penilaian ujian
- Sistem pemasaran.
C. OPEN SISTEM
Sistem yang mengalami pertukaran energi, materi atau informasi dengan lingkungannya. Sistem ini cenderung memiliki sifat adaptasi, dapat menyesuaikan diri dengan lingkungannya sehingga dapat meneruskan eksistensinya.
Contoh :
- Sistem keorganisasian memiliki kemampuan adaptasi. (Bisnis dalam menghadapi persaingan dari pasar yang berubah. Perusahaan yang tidak dapat menyesuaikan diri akan tersingkir).
D. CLOSED SISTEM.
Sistem fisik di mana proses yang terjadi tidak mengalami pertukaran materi, energi atau informasi dengan lingkungan di luar sistem tersebut.
Contoh :
- reaksi kimia dalam tabung berisolasi dan tertutup
E. RELATIVELY CLOSED SISTEM
Sistem yang tertutup tetapi tidak tertutup sama sekali untuk menerima pengaruh-pengaruh lain. Sistem ini dalam operasinya dapat menerima pengaruh dari luar yang sudah didefinisikan dalam batas-batas tertentu .
Contoh :
-Sistem komputer. (Sistem ini hanya menerima masukan yang telah ditentukan sebelumnya, mengolahnya dan memberikan keluaran yang juga telah ditentukan sebelumnya. tidak terpengaruh oleh gejolak di luar sistem).
F. ARTIFICIAL SISTEM.
Sistem yang meniru kejadian dalam alam. Sistem ini dibentuk berdasarkan kejadian di alam di mana manusia tidak mampu melakukannya. Dengan kata lain tiruan yang ada di alam.
Contoh :
- Sistem AI, yaitu program komputer yang mampu membuat computer seolah-olah berpikir.
- Sistem robotika.
- Jaringan neutral network.
G. NATURAL SISTEM
Sistem yang dibentuk dari kejadian dalam alam.
Contoh : - laut, pantai, atmosfer, tata surya dll.
H. MANNED SISTEM
Sistem penjelasan tingkah laku yang meliputi keikut sertaan manusia. Sistem ini dapat digambarkan dalam cara-cara sebagai berikut :
H.1. Sistem manusia-manusia.
Sistem yang menitik beratkan hubungan antar manusia.
H.2. Sistem manusia-mesin.
Sistem yang mengikutsertakan mesin untuk suatu tujuan.
H.3. Sistem mesin-mesin.
Sistem yang otomatis di mana manusia mempunyai tugas untuk memulai dan mengakhiri sistem, sementara itu manusia dilibatkan juga untuk memonitor sistem. Mesin berinteraksi dengan mesin untuk melakukan beberapa aktifitas.
Pengotomatisan ini menjadikan bertambah pentingnya konsep organisasi, dimana manusia dibebaskan dari tugas-tugas rutin atau tugas-tugas fisik yang berat.
Perancang sistem lebih banyak menggunakan metode " Relatively Closed dan Deterministik Sistem ", karena sistem ini dalam pengerjaannya lebih mudah meramalkan hasil yang akan diperoleh dan lebih mudah diatur dan diawasi.
Contoh :
Pada bidang sistem informasi, faktor komputer dan program computer biasanya " Relatively Closed dan Deterministik ", tetapi faktor manusia sebagai pengelolanya adalah " Open dan Probabilistik Sistem ".
METODE SISTEM
A. BLACKBOX APPROACH.
Suatu sistem dimana input dan outputnya dapat didefinisikan tetapi prosesnya tidak diketahui atau tidak terdefinisi.
Metode ini hanya dapat dimengerti oleh pihak dalam ( yang menangani ) sedangkan pihak luar hanya mengetahui masukan dan hasilnya. Sistem ini terdapat pada subsistem tingkat terendah.
Contoh :
- bagian pencetakan uang, proses pencernaan.
B. ANALITYC SISTEM.
Suatu metode yang mencoba untuk melihat hubungan seluruh masalah untuk menyelidiki kesistematisan tujuan dari sistem yang tidak efektif dan evaluasi pilihan dalam bentuk ketidak efektifan dan biaya.
Dalam metode ini beberapa langkah diberikan seperti di bawah ini :
a. menentukan identitas dari sistem.
- sistem apa yang diterapkan.
- batasannya.
- apa yang dilaksanakan sistem tersebut.
b. menentukan tujuan dari sistem.
- output yang dihasilkan dari isi sistem.
- fungsi dan tujuan yang diminta untuk mencoba menanggulangi lingkungan.
c. bagian-bagian apa saja yg terdapat dalam sistem dan apa tujuan dari masing-masing bagian tersebut.
- tujuan masing-masing bagian sistem harus jelas.
- cara apa yang digunakan subsistem untuk berhubungan dengan subsistem lain.
d. bagaimana bagian-bagian yang ada dalam sistem itu saling berhubungan menjadi satu kesatuan.
ANALISIS SISTEM
Analisis Sistem dapat didefinisikan sebagai :
Penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagianbagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikan.
Didalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh Analis Sistem Yaitu sbb:
1. Identify, Yaitu mengidentifikasikan masalah
- Mengindentifikasikan penyebab masalah
- Mengidentifikasikan titik keputusan
- Mengidentifikasikan personil-personil kunci
2. Understand, Yaitu memahami kerja dari sistem yang ada
- Menentukan jenis penelitian
- Merencanakan jadual penelitian
- Mengatur jadual wawancara
- Mengatur jadual observasi
- Mengatur jadual pengambilan sampel
- Membuat penugasan penelitian
- Membuat agenda wawancara
- Mengumpulkan hasil penelitian
3. Analyze, Yaitu Menganalis Sistem
- Menganalisis kelemahan Sistem
- Menganalisis kebutuhan Informasi pemakai / manajemen
4. Report, Yaitu membuat laporan hasil analisis
Tujuan :
- Pelaporan bahwa analisis telah selesai dilakukan
- Meluruskan kesalah-pengertian mengenai apa yang telah ditemukan dan dianalisis oleh analis sistem tetapi tidak sesuai menurut manajemen
- Meminta pendapat-pendapat dan saran-saran dari pihak manajemen
- Meminta persetujuan kepada pihak manajemen untuk melakukan tindakan selanjutnya .
PERANCANGAN SISTEM
Setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan, maka analis sistem telah mendapatkan gambaran dengan jelas apa yang harus dikerjakan. Tahap ini disebut dengan perancangan sistem .
Perancangan Sistem dapat dibagi dalam dua bagian yaitu :
1. Perancangan sistem sec.umum/perancangan konseptual, perancangan logikal/perancangan secara makro
2. Perancangan sistem terinci / perancangan sistem secara phisik.
Perancangan sistem dapat diartikan sebagai berikut ini :
1. Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem
2. Pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional
3. Persiapan untuk rancang bangun implementasi
4. Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk
5. Yang dapat berupa penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesalahan yang utuh dan berfungsi
6.Termasuk menyangkut mengkonfigurasikan dari komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem
II. INFORMASI
DEFINISI INFORMASI
Menurut Gorden Davis, Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau mendatang.
Sedangkan menurut McFadden dan kawan-kawan, informasi dinyatakan sebagai data yang telah diproses sedemikian rupa sehingga meningkatkan pengetahuan seseorang yang mengunakannya.
Informasi dalam lingkup system informasi memiliki beberapa ciri sebagai berikut :
1. Benar atau salah.
Ini dapat berhubungan dengan realitas atau tidak. Bila penerima salah mempercayainya, akibatnya sama seperti yang benar.
2. Baru
Informasi dapat sama sekali baru atau segar bagi penerimanya.
3. Tambahan
Informasi dapat memperbaharui atau memberikan tambahan baru pada informasi yang telah ada.
4. Korektif
Informasi dapat menjadi suatu koreksi atau informasi salah atau palsu sebelumnya.
5. Penegas
Informasi dapat mempertegas informasi yang telah ada. Ini masih berguna karena meningkatkan persepsi penerimanya atas kebenaran informasi tersebut.
Kualitas informasi tergantung pada empat hal, yaitu :
1. Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan‐kesalahan dan tidak menyesatkan bagi orang yang menerima informasi tersebut. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. Dalam prakteknya, mungkin dalam penyampaian suatu informasi banyak terjadi gangguan (noise) yang dapat merubah atau merusak isi dari informasi tersebut. Komponen akurat meliputi :
‐ Completeness, berati informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki kelengkapan yang baik, karena bila informasi yang dihasilkan sebagian‐sebagian akan mempengaruhi dalam pengambilan keputusan.
‐ Correctness, berati informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki kebenaran.
‐ Security, berati informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki keamanan.
2. Tepat waktu, informasi yang diterima harus tepat pada waktunya, sebab informasi yang usang (terlambat) tidak mempunyai niali yang baik, sehingga bila digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan akan dapat berakibat fatal. Saat ini mahalnya nilai informasi disebabkan harus cepatnya informasi tersebut didapat, sehingga diperlukan teknologi‐teknologi mutakhir untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkannya.
3. Relevan, informasi harus mempunyai manfaat bagi si penerima. Relevansi informasi untuk tiap‐tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda. Misalnya informasi mengenai sebab‐musabab kerusakan mesin produksi kepada akuntan perusahaan adalah kurang relevan dan akan lebih relevan bila ditujukan kepada ahli teknik perusahaan.
4. Ekonomis, informasi yang dihasilkan mempunyai manfaat yang lebih besar dibandingkan dengan biaya mendapatkannya dan sebagian besar informasi tidak dapat tepat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya.
ENTROPI
Istilah “Entropi” dipinjam dari termodinamika. Yaitu ketidakteraturan relatif (relative disorder) atau keteracakan (randomness) dalam sebuah system. Informasi adalah sebuah ukuran keteraturan dalam sebuah system dan merupakan lawan dari entropi. Tetapi, rumusan informasi kerap disebut sebagai “ fungsi entropi”. Alasannya adalah karena informasi diperlukan untuk mengurangi keraguan atau ketidakteraturan atau entropi yang harus dikurangi.
REDUNDANSI
Sebuah komunikasi jarang terdiri dari informasi yang lengkap komposisinya. Selalu ada saja elemen yang redundan (kelebihan). Redundansi nampaknya secara sekilas buruk karena menunjukkan adanya eleman yang tidak diperlukan. Tetapi sedikit redudansi dapat dipakai untuk pengendalian kesalahan. Dalam sebuah model system komunikasi, ada bising di dalam saluran. Ini berarti pesan yang diterima tidak persis serupa fengan yang dikirim. Pemancaran data redundan memungkinkan penerima memeriksa apakah pesan yang diterima sudah benar dan memungkinkan dia mengadakan rekonstruksi pesan yang benar.
PENERAPAN KONSEP INFORMASI PADA RANCANGAN SISTEM INFORMASI
Matematika teori informasi telah diterapkan pada perancangan system komunikasi. Matematika tidak dipakai dalam lingkungan system informasi manajeman yang lebih rumit, tetapi ada beberapa pandangan diberikan teori tersebut :
1. Informasi mempunyai nilai kejutan
2. Informasi mengurangi keraguan
3. Adanya informasi karena pilihan
4. Tidak semua data yang dikomunikasikan mempunyai nilai informasi
5. Sifat redundan bermanfaat untuk mengendalikan kesalahan komunikasi
Model dasar system komunikasi dalam konsep teori informasi lebih rumit jika manusia diikutsertakan. Manusia adalah system yang dapat menyesuaikan diri dalam menuju sasaran. Karena itu lebih sulit diterangkan daripada sebuah system komunikasi perangat keras.Informasi dihubungkan dengan keraguan karena adanya pilihan adanya pilihan ang harus diambil dan pilihan mana yang tidak dapat dipastikan. Alasan untuk mendapat informasi adalah untuk mengurangi ketidakpastian agar pilihan setepatnya dapat diambil. Bila tidak ada keraguan, tidak perlu adanya informasi untuk mempengaruhi pilihan. Dasar pilihan adalah efisiensi relative dari arah-arah tindakan alternatif. Informasi yang diterima akan mempegaruhi pilihan dengan mengubah taksiran subjektif atas kemungkinan keberhasilan .
Bila seorang penerima mempunyai wewenang mengambil keputusan, mudah dipahami mengapa informasi didefinisikan sebagai pesan yang bisa mengubah kemungkinan (probabilitas) pengambilan keputusan sehubungan dengan keberhasilan tindakan yang mungkin. Tetapi banyak data diterima dan disimpan tanpa arah pada keputusan yang akan diambil. Teori matematis informasi tidak dapat menjelaskan data yang tidak ada hubungannya dengan sesuatu pilihan.
Ada 2 pandangan yang mungkin :
1. Tidak adanya informasi sampai adanya pilihan
2. Adanya informasi hanya bila adanya manfaat yang diharapkan untuk pilihan yang berpotensi.
Pandangan kedua lebih erat dengan pandangan system informasi adalah data yang mengandung arti bagi penerimanya, dan mempunyai nilai nyata atau dapat ditangkap untuk keputusan saat ini atau mendatang.
SISTEM INFORMASI
Sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan. Sistem informasi dalam suatu organisasi dapat dikatakan sebagai suatu sistem yang menyediakan informasi bagi semua tingkatan dalam organisasi tersebut kapan saja diperlukan. Sistem ini menyimpan, mengambil, mengubah, mengolah dan mengkomunikasikan informasi yang diterima dengan menggunakan sistem informasi atau peralatan sistem lainnya.
KETERKAITAN ANTARA SISTEM DAN INFORMASI
Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi, sehingga informasi ini sangat penting di dalam suatu organisasi. Suatu system yang kurang mendapatkan informasi akan menjadi luruh. Keadaan dari system dalam hubungannya dengan keberakhirannya disebut dengan istilah entropy.Informasi yang berguna bagi system akan menghindari proses entropy tersebut yang disebut dengan negative entropy atau negentropy.
KESIMPULAN
Dari tulisan di atas, kita dapat menyimpulkan bahwa :
1. System adalah suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan.
2. Informasi adalah suatu hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian (event) yang nyata (fact) yang digunakan untuk pengambilan keputusan.
3. Kualitas informasi tergantung pada 4 hal, yaitu :
Akurat
Tepat Waktu
Relevan
Ekonomis
4. Suatu system dan Informasi adalah dua komponen dasar yang sangat berhubungan erat terutama untuk menghasilkan informasi yang tepat dan akurat, sehingga berguna bagi para penggunanya.
REFERENSI
1.Jogiyanto H.M. MS DOS/PC DOS + Bahasa Perakit & Bahasa Mesin, Yogyakarta: Andi Offset, 1987.
2.http://www.google.co.id/search?hl=id&client=firefox-a&rls=org.mozilla%3Aen-US%3Aofficial&q=konsep+informasi&aq=f&aqi=g1&aql=&oq=
KELAS : 1KA15
NPM : 14110025
PENDAHULUAN
Informasi merupakan salah satu sumber daya utama bagi para manajer. Seperti sumber daya yang lain maka informasi juga dapat dikelola. Di era informasi seperti saat ini maka pengelolaan informasi sudah selayaknya menggunakan alat bantu elektronik, dalam hal ini adalah komputer. Terkait dengan informasi adalah sistem informasi, dan saat ini hampir semua sistem informasi merupakan sistem informasi berbasis komputer.
Sistem informasi berbasis komputer atau lebih dikenal dengan CBIS (Computer Based Information Sistem) meliputi :
1. Sistem Informasi Akuntansi (SIA)
2. Sistem Informasi Manajemen (SIM)
3. Otomatisasi Perkantoran
4. Sistem Pendukung Keputusan (SPK)
5. Sistem Pakar
Munculnya SIA diawali dengan pemanfaatan komputer sebagai alat bantu untuk mengelola transaksi keuangan berbasis akuntansi. Kemudian pemanfaatan komputer meningkat tidak hanya digunakan untuk pengolahan data akuntansi tetapi digunakan untuk mengolah datadata yang menghasilkan output (laporan-laporan) bagi pimpinan/manajer di berbagai level manajemen, hal inilah yang nantinya berkembang menjadi SIM. Sistem Pendukung Keputusan (SPK) merupakan sistem informasi dimana output dari sistem informasi tersebut berupa alternatif-alternatif solusi dari suatu permasalahan yang digunakan oleh para pemimpin/manajer untuk membantu dalam pengambilan keputusan. CBIS selanjutnya adalah sistem pakar, merupakan sistem cerdas karena dari sistem pakar ini sistem dapat menghasilkan suatu keputusan. Tidak terlepas dari semua sistem informasi yang ada, maka otomatisasi perkantoran juga termasuk didalam CBIS. Pemanfaatan piranti-piranti elektronik terutama yang terkait dengan komputer diharapkan dapat meningkatkan kinerja di perkantoran; misalnya saja pengiriman undangan, laporan-laporan, atau notulen suatu rapat via email; presensi berbasis elektronik; rapat melalui tele conference..
Keberhasilan system informasi yang diukur berdasarkan maksud pembuatannya tentu bergantung pada 3 faktor utama, yaitu :
a. Keserasian dan mutu data
b. Pengorganisasian data
c. Tata cara penggunaannya (Cook, 1977)
Setiap system informasi menyajikan 3 gatra pokok, yaitu :
a. Pengumpulan dan pemasukan data
b. Penyimpanan dan pengambilan kembali (retrieval) data
c. Penerapan data
1.SISTEM
PENGERTIAN SISTEM
1. LUDWIG VON BARTALANFY.
Sistem merupakan seperangkat unsur yang saling terikat dalam suatu antar relasi diantara unsur-unsur tersebut dengan lingkungan.
2. WANATOL RAPOROT.
Sistem adalah suatu kumpulan kesatuan dan perangkat hubungan satu sama lain.
3. L. ACKOF.
Sistem adalah setiap kesatuan secara konseptual atau fisik yang terdiri dari bagian-bagian dalam keadaan saling tergantung satu sama lainnya.
Syarat -syarat sistem :
1. Sistem harus dibentuk untuk menyelesaikan tujuan.
2. Elemen sistem harus mempunyai rencana yang ditetapkan.
3. Adanya hubungan diantara elemen sistem.
4. Unsur dasar dari proses (arus informasi, energi dan material) lebih
penting drpd elemen sistem.
5.Tujuan organisasi lebih penting dari pada tujuan elemen.
Secara garis besar, sistem dapat dibagi 2 :
a. SISTEM FISIK ( PHYSICAL SYSTEM ):
Kumpulan elemen-elemen/ unsur-unsur yang saling berinteraksi satu sama lain secara fisik serta dapat diidentifikasikan secara nyata tujuan-tujuannya.
Contoh :
- Sistem transportasi, elemen : petugas, mesin, organisasi yang menjalankan transportasi .
- Sistem Komputer, elemen : peralatan yang berfungsi bersama-sama untuk menjalankan pengolahan data.
b. SISTEM ABSTRAK ( ABSTRACT SYSTEM):
Sistem yang dibentuk akibat terselenggaranya ketergantungan ide, dan tidak dapat diidentifikasikan secara nyata, tetapi dapat diuraikan elemenelemennya.
Contoh : Sistem Teologi, hubungan antara manusia dengan Tuhan.
KARAKTERISTIK SISTEM
a. Organisasi
Mencakup struktur dan fungsi organisasi
Contoh : - struktur
- Fungsi
Organisasi tidak akan berjalan tanpa adanya fungsi dari setiap bagian maupun sub bagian.
Contoh :
- Fungsi direktur utama
Bertanggung jawab penuh terhadap mati atau hidupnya perusahaan yang dipimpinnya.
- Fungsi departemen marketing
Bertanggung jawab penuh atas kelancaran pembuatan produk dengan jalan mencari langganan pembeli.
- Fungsi departemen keuangan dan administrasi
Bertanggung jawab atas kelancaran pengeluaran keuangan perusahaan.
b. Interaksi
Saling keterhubungan antara bagian yang satu dengan lainnya.
Contoh :
SA dengan bagian P dengan bagian DE dan sebaliknya.
SA : Sistem Analis, P :Programmer, DE : Data entry.
c. Interdependensi
Bagian yang satu mempunyai ketergantungan dengan bagian yang lainnya.
Contoh :
Bagian marketing saling bergantung dengan bagian produksi dan bagian keuangan dan administrasi dalam hal penagihan pada customer.
d. Integrasi
Suatu keterpaduan antara subsistem-subsistem untuk mencapai tujuan.
Contoh :
Bagian marketing mendapat pesanan 100 buah mobil tapi hanya mampu menyediakan 50 unit. Untuk menangani masalah ini diadakan kerjasama dengan perusahaan lain yang bergerak dalam bidang yang sama.
e. Main objection ( tujuan utama )
Pemusatan tujuan yang sama dari masing-masing subsistem.
Contoh : suatu perusahaan memerlukan pemusatan tujuan.
KLASIFIKASI SISTEM
A. DETERMINISTIK SISTEM.
Sistem dimana operasi-operasi (input/output) yang terjadi didalamnya dapat ditentukan atau diketahui dengan pasti.
Contoh :
- Program komputer melaksanakan secara tepat sesuai dengan rangkaian instruksinya.
- Sistem penggajian.
B. PROBABILISTIK SISTEM
Sistem yang input dan prosesnya dapat didefinisikan, tetapi output yang dihasilkan tidak dapat ditentukan dengan pasti; (Selalu ada sedikit kesalahan/penyimpangan terhadap ramalan jalannya sistem).
Contoh :
- Sistem penilaian ujian
- Sistem pemasaran.
C. OPEN SISTEM
Sistem yang mengalami pertukaran energi, materi atau informasi dengan lingkungannya. Sistem ini cenderung memiliki sifat adaptasi, dapat menyesuaikan diri dengan lingkungannya sehingga dapat meneruskan eksistensinya.
Contoh :
- Sistem keorganisasian memiliki kemampuan adaptasi. (Bisnis dalam menghadapi persaingan dari pasar yang berubah. Perusahaan yang tidak dapat menyesuaikan diri akan tersingkir).
D. CLOSED SISTEM.
Sistem fisik di mana proses yang terjadi tidak mengalami pertukaran materi, energi atau informasi dengan lingkungan di luar sistem tersebut.
Contoh :
- reaksi kimia dalam tabung berisolasi dan tertutup
E. RELATIVELY CLOSED SISTEM
Sistem yang tertutup tetapi tidak tertutup sama sekali untuk menerima pengaruh-pengaruh lain. Sistem ini dalam operasinya dapat menerima pengaruh dari luar yang sudah didefinisikan dalam batas-batas tertentu .
Contoh :
-Sistem komputer. (Sistem ini hanya menerima masukan yang telah ditentukan sebelumnya, mengolahnya dan memberikan keluaran yang juga telah ditentukan sebelumnya. tidak terpengaruh oleh gejolak di luar sistem).
F. ARTIFICIAL SISTEM.
Sistem yang meniru kejadian dalam alam. Sistem ini dibentuk berdasarkan kejadian di alam di mana manusia tidak mampu melakukannya. Dengan kata lain tiruan yang ada di alam.
Contoh :
- Sistem AI, yaitu program komputer yang mampu membuat computer seolah-olah berpikir.
- Sistem robotika.
- Jaringan neutral network.
G. NATURAL SISTEM
Sistem yang dibentuk dari kejadian dalam alam.
Contoh : - laut, pantai, atmosfer, tata surya dll.
H. MANNED SISTEM
Sistem penjelasan tingkah laku yang meliputi keikut sertaan manusia. Sistem ini dapat digambarkan dalam cara-cara sebagai berikut :
H.1. Sistem manusia-manusia.
Sistem yang menitik beratkan hubungan antar manusia.
H.2. Sistem manusia-mesin.
Sistem yang mengikutsertakan mesin untuk suatu tujuan.
H.3. Sistem mesin-mesin.
Sistem yang otomatis di mana manusia mempunyai tugas untuk memulai dan mengakhiri sistem, sementara itu manusia dilibatkan juga untuk memonitor sistem. Mesin berinteraksi dengan mesin untuk melakukan beberapa aktifitas.
Pengotomatisan ini menjadikan bertambah pentingnya konsep organisasi, dimana manusia dibebaskan dari tugas-tugas rutin atau tugas-tugas fisik yang berat.
Perancang sistem lebih banyak menggunakan metode " Relatively Closed dan Deterministik Sistem ", karena sistem ini dalam pengerjaannya lebih mudah meramalkan hasil yang akan diperoleh dan lebih mudah diatur dan diawasi.
Contoh :
Pada bidang sistem informasi, faktor komputer dan program computer biasanya " Relatively Closed dan Deterministik ", tetapi faktor manusia sebagai pengelolanya adalah " Open dan Probabilistik Sistem ".
METODE SISTEM
A. BLACKBOX APPROACH.
Suatu sistem dimana input dan outputnya dapat didefinisikan tetapi prosesnya tidak diketahui atau tidak terdefinisi.
Metode ini hanya dapat dimengerti oleh pihak dalam ( yang menangani ) sedangkan pihak luar hanya mengetahui masukan dan hasilnya. Sistem ini terdapat pada subsistem tingkat terendah.
Contoh :
- bagian pencetakan uang, proses pencernaan.
B. ANALITYC SISTEM.
Suatu metode yang mencoba untuk melihat hubungan seluruh masalah untuk menyelidiki kesistematisan tujuan dari sistem yang tidak efektif dan evaluasi pilihan dalam bentuk ketidak efektifan dan biaya.
Dalam metode ini beberapa langkah diberikan seperti di bawah ini :
a. menentukan identitas dari sistem.
- sistem apa yang diterapkan.
- batasannya.
- apa yang dilaksanakan sistem tersebut.
b. menentukan tujuan dari sistem.
- output yang dihasilkan dari isi sistem.
- fungsi dan tujuan yang diminta untuk mencoba menanggulangi lingkungan.
c. bagian-bagian apa saja yg terdapat dalam sistem dan apa tujuan dari masing-masing bagian tersebut.
- tujuan masing-masing bagian sistem harus jelas.
- cara apa yang digunakan subsistem untuk berhubungan dengan subsistem lain.
d. bagaimana bagian-bagian yang ada dalam sistem itu saling berhubungan menjadi satu kesatuan.
ANALISIS SISTEM
Analisis Sistem dapat didefinisikan sebagai :
Penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagianbagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikan.
Didalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh Analis Sistem Yaitu sbb:
1. Identify, Yaitu mengidentifikasikan masalah
- Mengindentifikasikan penyebab masalah
- Mengidentifikasikan titik keputusan
- Mengidentifikasikan personil-personil kunci
2. Understand, Yaitu memahami kerja dari sistem yang ada
- Menentukan jenis penelitian
- Merencanakan jadual penelitian
- Mengatur jadual wawancara
- Mengatur jadual observasi
- Mengatur jadual pengambilan sampel
- Membuat penugasan penelitian
- Membuat agenda wawancara
- Mengumpulkan hasil penelitian
3. Analyze, Yaitu Menganalis Sistem
- Menganalisis kelemahan Sistem
- Menganalisis kebutuhan Informasi pemakai / manajemen
4. Report, Yaitu membuat laporan hasil analisis
Tujuan :
- Pelaporan bahwa analisis telah selesai dilakukan
- Meluruskan kesalah-pengertian mengenai apa yang telah ditemukan dan dianalisis oleh analis sistem tetapi tidak sesuai menurut manajemen
- Meminta pendapat-pendapat dan saran-saran dari pihak manajemen
- Meminta persetujuan kepada pihak manajemen untuk melakukan tindakan selanjutnya .
PERANCANGAN SISTEM
Setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan, maka analis sistem telah mendapatkan gambaran dengan jelas apa yang harus dikerjakan. Tahap ini disebut dengan perancangan sistem .
Perancangan Sistem dapat dibagi dalam dua bagian yaitu :
1. Perancangan sistem sec.umum/perancangan konseptual, perancangan logikal/perancangan secara makro
2. Perancangan sistem terinci / perancangan sistem secara phisik.
Perancangan sistem dapat diartikan sebagai berikut ini :
1. Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem
2. Pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional
3. Persiapan untuk rancang bangun implementasi
4. Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk
5. Yang dapat berupa penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesalahan yang utuh dan berfungsi
6.Termasuk menyangkut mengkonfigurasikan dari komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem
II. INFORMASI
DEFINISI INFORMASI
Menurut Gorden Davis, Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau mendatang.
Sedangkan menurut McFadden dan kawan-kawan, informasi dinyatakan sebagai data yang telah diproses sedemikian rupa sehingga meningkatkan pengetahuan seseorang yang mengunakannya.
Informasi dalam lingkup system informasi memiliki beberapa ciri sebagai berikut :
1. Benar atau salah.
Ini dapat berhubungan dengan realitas atau tidak. Bila penerima salah mempercayainya, akibatnya sama seperti yang benar.
2. Baru
Informasi dapat sama sekali baru atau segar bagi penerimanya.
3. Tambahan
Informasi dapat memperbaharui atau memberikan tambahan baru pada informasi yang telah ada.
4. Korektif
Informasi dapat menjadi suatu koreksi atau informasi salah atau palsu sebelumnya.
5. Penegas
Informasi dapat mempertegas informasi yang telah ada. Ini masih berguna karena meningkatkan persepsi penerimanya atas kebenaran informasi tersebut.
Kualitas informasi tergantung pada empat hal, yaitu :
1. Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan‐kesalahan dan tidak menyesatkan bagi orang yang menerima informasi tersebut. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. Dalam prakteknya, mungkin dalam penyampaian suatu informasi banyak terjadi gangguan (noise) yang dapat merubah atau merusak isi dari informasi tersebut. Komponen akurat meliputi :
‐ Completeness, berati informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki kelengkapan yang baik, karena bila informasi yang dihasilkan sebagian‐sebagian akan mempengaruhi dalam pengambilan keputusan.
‐ Correctness, berati informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki kebenaran.
‐ Security, berati informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki keamanan.
2. Tepat waktu, informasi yang diterima harus tepat pada waktunya, sebab informasi yang usang (terlambat) tidak mempunyai niali yang baik, sehingga bila digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan akan dapat berakibat fatal. Saat ini mahalnya nilai informasi disebabkan harus cepatnya informasi tersebut didapat, sehingga diperlukan teknologi‐teknologi mutakhir untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkannya.
3. Relevan, informasi harus mempunyai manfaat bagi si penerima. Relevansi informasi untuk tiap‐tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda. Misalnya informasi mengenai sebab‐musabab kerusakan mesin produksi kepada akuntan perusahaan adalah kurang relevan dan akan lebih relevan bila ditujukan kepada ahli teknik perusahaan.
4. Ekonomis, informasi yang dihasilkan mempunyai manfaat yang lebih besar dibandingkan dengan biaya mendapatkannya dan sebagian besar informasi tidak dapat tepat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya.
ENTROPI
Istilah “Entropi” dipinjam dari termodinamika. Yaitu ketidakteraturan relatif (relative disorder) atau keteracakan (randomness) dalam sebuah system. Informasi adalah sebuah ukuran keteraturan dalam sebuah system dan merupakan lawan dari entropi. Tetapi, rumusan informasi kerap disebut sebagai “ fungsi entropi”. Alasannya adalah karena informasi diperlukan untuk mengurangi keraguan atau ketidakteraturan atau entropi yang harus dikurangi.
REDUNDANSI
Sebuah komunikasi jarang terdiri dari informasi yang lengkap komposisinya. Selalu ada saja elemen yang redundan (kelebihan). Redundansi nampaknya secara sekilas buruk karena menunjukkan adanya eleman yang tidak diperlukan. Tetapi sedikit redudansi dapat dipakai untuk pengendalian kesalahan. Dalam sebuah model system komunikasi, ada bising di dalam saluran. Ini berarti pesan yang diterima tidak persis serupa fengan yang dikirim. Pemancaran data redundan memungkinkan penerima memeriksa apakah pesan yang diterima sudah benar dan memungkinkan dia mengadakan rekonstruksi pesan yang benar.
PENERAPAN KONSEP INFORMASI PADA RANCANGAN SISTEM INFORMASI
Matematika teori informasi telah diterapkan pada perancangan system komunikasi. Matematika tidak dipakai dalam lingkungan system informasi manajeman yang lebih rumit, tetapi ada beberapa pandangan diberikan teori tersebut :
1. Informasi mempunyai nilai kejutan
2. Informasi mengurangi keraguan
3. Adanya informasi karena pilihan
4. Tidak semua data yang dikomunikasikan mempunyai nilai informasi
5. Sifat redundan bermanfaat untuk mengendalikan kesalahan komunikasi
Model dasar system komunikasi dalam konsep teori informasi lebih rumit jika manusia diikutsertakan. Manusia adalah system yang dapat menyesuaikan diri dalam menuju sasaran. Karena itu lebih sulit diterangkan daripada sebuah system komunikasi perangat keras.Informasi dihubungkan dengan keraguan karena adanya pilihan adanya pilihan ang harus diambil dan pilihan mana yang tidak dapat dipastikan. Alasan untuk mendapat informasi adalah untuk mengurangi ketidakpastian agar pilihan setepatnya dapat diambil. Bila tidak ada keraguan, tidak perlu adanya informasi untuk mempengaruhi pilihan. Dasar pilihan adalah efisiensi relative dari arah-arah tindakan alternatif. Informasi yang diterima akan mempegaruhi pilihan dengan mengubah taksiran subjektif atas kemungkinan keberhasilan .
Bila seorang penerima mempunyai wewenang mengambil keputusan, mudah dipahami mengapa informasi didefinisikan sebagai pesan yang bisa mengubah kemungkinan (probabilitas) pengambilan keputusan sehubungan dengan keberhasilan tindakan yang mungkin. Tetapi banyak data diterima dan disimpan tanpa arah pada keputusan yang akan diambil. Teori matematis informasi tidak dapat menjelaskan data yang tidak ada hubungannya dengan sesuatu pilihan.
Ada 2 pandangan yang mungkin :
1. Tidak adanya informasi sampai adanya pilihan
2. Adanya informasi hanya bila adanya manfaat yang diharapkan untuk pilihan yang berpotensi.
Pandangan kedua lebih erat dengan pandangan system informasi adalah data yang mengandung arti bagi penerimanya, dan mempunyai nilai nyata atau dapat ditangkap untuk keputusan saat ini atau mendatang.
SISTEM INFORMASI
Sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan. Sistem informasi dalam suatu organisasi dapat dikatakan sebagai suatu sistem yang menyediakan informasi bagi semua tingkatan dalam organisasi tersebut kapan saja diperlukan. Sistem ini menyimpan, mengambil, mengubah, mengolah dan mengkomunikasikan informasi yang diterima dengan menggunakan sistem informasi atau peralatan sistem lainnya.
KETERKAITAN ANTARA SISTEM DAN INFORMASI
Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi, sehingga informasi ini sangat penting di dalam suatu organisasi. Suatu system yang kurang mendapatkan informasi akan menjadi luruh. Keadaan dari system dalam hubungannya dengan keberakhirannya disebut dengan istilah entropy.Informasi yang berguna bagi system akan menghindari proses entropy tersebut yang disebut dengan negative entropy atau negentropy.
KESIMPULAN
Dari tulisan di atas, kita dapat menyimpulkan bahwa :
1. System adalah suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan.
2. Informasi adalah suatu hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian (event) yang nyata (fact) yang digunakan untuk pengambilan keputusan.
3. Kualitas informasi tergantung pada 4 hal, yaitu :
Akurat
Tepat Waktu
Relevan
Ekonomis
4. Suatu system dan Informasi adalah dua komponen dasar yang sangat berhubungan erat terutama untuk menghasilkan informasi yang tepat dan akurat, sehingga berguna bagi para penggunanya.
REFERENSI
1.Jogiyanto H.M. MS DOS/PC DOS + Bahasa Perakit & Bahasa Mesin, Yogyakarta: Andi Offset, 1987.
2.http://www.google.co.id/search?hl=id&client=firefox-a&rls=org.mozilla%3Aen-US%3Aofficial&q=konsep+informasi&aq=f&aqi=g1&aql=&oq=
0 komentar:
Posting Komentar